Soluție 4softauto
Software pentru rent-a-car: rezervări și contracte
Calendarul fiecărei mașini, rezervările pe zile și actele de predare și returnare, fără suprapuneri.
Pe scurt
Pe scurt: o firmă de închirieri auto pierde bani când două rezervări se suprapun sau când nimeni nu mai știe în ce stare s-a întors o mașină. SoftAuto ține un calendar pe fiecare mașină, calculează chiria pe zile după tariful categoriei și generează contractul de închiriere din datele rezervării. La predare și la returnare completezi un proces-verbal cu kilometrajul și nivelul de carburant, plus observații despre stare, iar diferențele rămân înregistrate pe rezervare.
Ce ține în evidență
- Calendar de disponibilitate pe fiecare mașină, fără rezervări suprapuse.
- Tarife pe categorie (economic, compact, SUV) și chirie calculată pe zile.
- Fișă client cu datele din permis și act de identitate, atașate rezervării.
- Contract de închiriere generat din datele rezervării.
- Proces-verbal de predare și returnare: kilometraj, carburant, observații despre stare.
- Garanție înregistrată pe rezervare și marcată ca returnată sau reținută.
Fără rezervări suprapuse
Fiecare mașină are propriul calendar. Când adaugi o rezervare, vezi imediat dacă mașina e liberă în acele zile și ce alternative ai în aceeași categorie.
Predare și returnare documentate
La fiecare predare și returnare se completează kilometrajul, nivelul de carburant și observațiile despre stare. Dacă apare o discuție despre o zgârietură, ai înregistrarea de la predare pe aceeași rezervare.
Contract și garanție la rezervare
Contractul se completează din datele clientului și ale mașinii, pe șablonul firmei tale. Garanția se înregistrează pe rezervare și se marchează la sfârșit ca returnată sau reținută, cu motivul.
Ce este un software pentru firme de rent-a-car
Un software pentru rent-a-car ține evidența fiecărei mașini din parcul de închirieri și a rezervărilor ei pe zile. Problema clasică a unei firme mici de închirieri este suprapunerea: aceeași mașină promisă la doi clienți, sau o mașină returnată pe care nimeni nu mai știe în ce stare a fost predată.
În SoftAuto fiecare mașină are propriul calendar de disponibilitate. Când introduci o rezervare vezi dacă mașina e liberă în acele zile și ce alternative ai în aceeași categorie. Chiria se calculează pe zile după tariful categoriei, iar suma apare pe rezervare și în contract.
Predarea și returnarea se documentează cu kilometraj, nivel de carburant și observații despre stare. Garanția se înregistrează pe rezervare și se marchează la final ca returnată sau reținută, cu motivul.
Pentru ce tip de firmă de închirieri
- Firmă cu 5–30 de mașini
- Rezervările se țin acum pe un calendar de hârtie, în telefon sau în foaie de calcul. Un calendar pe mașină înlocuiește toate trei.
- Închirieri pentru turiști și aeroport
- Puncte diferite de preluare și returnare se notează pe rezervare, deci echipa știe unde trebuie să fie mașina într-o anumită zi.
- Închirieri pentru firme, pe câteva zile
- Tariful pe categorie și durata se transformă în chirie, iar contractul se completează din aceleași date.
- Firmă care lucrează cu mai mulți angajați la ghișeu
- Toți văd același calendar, deci nu mai depinde cine a răspuns la telefon.
De la rezervare la returnare
Introduci rezervarea
Alegi mașina sau categoria, datele și locațiile. Aplicația arată dacă mașina e liberă în interval.
Atașezi clientul
Fișa clientului păstrează datele din permis și din actul de identitate, atașate rezervării.
Generezi contractul
Contractul de închiriere se completează din datele rezervării, pe șablonul firmei tale.
Faci predarea
Notezi kilometrajul, carburantul și starea mașinii. Înregistrezi garanția primită.
Faci returnarea
Completezi aceleași câmpuri la întoarcere, compari cu predarea și marchezi garanția ca returnată sau reținută.
Avantaje și limite
Ce primești
- Calendar pe fiecare mașină, deci rezervări fără suprapuneri.
- Chirie calculată pe zile după tariful categoriei, fără calcule de mână.
- Predare și returnare documentate pe aceeași rezervare, util în orice discuție despre stare.
- Garanția are stare clară: primită, returnată sau reținută.
Ce nu face
- Clienții nu pot rezerva singuri online din SoftAuto; rezervările le introduce echipa.
- Penalitățile pentru carburant sau kilometri nu se calculează automat.
- Este gândit pentru închirieri pe zile, nu pentru leasing operațional pe termen lung.
Calendar de hârtie sau calendar pe mașină
Pe un parc de câteva mașini, hârtia funcționează până la prima suprapunere. Apoi costă mai mult decât orice abonament.
| Moment | Hârtie, telefon sau Excel | SoftAuto |
|---|---|---|
| Mașina e liberă joi? | Se răsfoiesc paginile | Calendarul mașinii arată zilele ocupate |
| Cât costă 4 zile la categoria SUV? | Calcul de mână | Tariful categoriei × zile, pe rezervare |
| În ce stare a fost predată? | Depinde dacă s-a notat | Proces-verbal cu kilometraj, carburant și stare |
| Unde e garanția? | Într-un plic sau într-o notiță | Înregistrată pe rezervare, cu stare finală |
| Contractul | Se rescriu datele clientului | Completat din rezervare |
Ghiduri pentru rent-a-car
Cum eviți rezervările suprapuse și ce trebuie să conțină un proces-verbal de predare.
Întrebări frecvente
Se pot face rezervări online de către clienți?
Nu direct din SoftAuto. Rezervările le introduci tu sau echipa ta; pentru programări online pe site poți folosi 4appointments.net, din același ecosistem.
Cum se calculează chiria?
După tariful categoriei mașinii și numărul de zile, iar suma rezultată apare pe rezervare și în contract.
Se calculează automat penalitățile?
Nu. Poți nota diferențele de kilometraj și carburant pe rezervare, dar penalitățile le stabilești tu conform contractului.
Pot ține mai multe puncte de preluare?
Da, fiecare mașină și fiecare rezervare pot avea o locație de preluare și una de returnare.
Merge și pentru închirieri pe termen lung?
Poți introduce rezervări de orice durată, dar aplicația este gândită pentru închirieri pe zile.
Alte soluții 4softauto
- Software pentru dealeri autoStoc, leaduri, test drive și oferte.
- Software pentru parcuri autoAchiziție, recondiționare și marjă pe fiecare mașină rulată.
- Software pentru piese autoCatalog, stoc pe locații și comenzi către furnizori.
- Software pentru detailing și spălătorii autoPachete, programări pe boxe și fișe de lucru.
Un calendar pe fiecare mașină
Adaugă mașinile din parcul de închirieri și vezi disponibilitatea lor pe zile.